Transformation
Von dezentraler, technisch veralteter Abrechnung zu einem integrierten, transparenten Gesamtprozess.
Die Ausgangslage
Reisekosten wurden über ein internes, technisch veraltetes System abgerechnet. Die Buchung von Reisen war dezentral organisiert, Regelungen lagen in verschiedenen Dokumenten vor — die Fachbereiche klagten über hohen manuellen Aufwand und lange Durchlaufzeiten. Das Ziel: ein integrierter, digitaler Gesamtprozess für Travel & Expense, transparent, regelkonform und einfach zu bedienen — auch für gelegentliche Nutzer.
Unser Vorgehen
Wir analysierten die bestehenden Prozesse und technischen Rahmenbedingungen, entwickelten in mehreren Interviews mit Fachbereichen, IT, Finanzen und Personalbereich ein Zielprozessmodell für Buchung, Genehmigung, Abrechnung und Auszahlung, definierten die Anforderungen an neue Systeme und begleiteten sowohl die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen als auch die Toolauswahl. Der Fokus lag durchgehend auf Automatisierung, Nutzerzentrierung und klaren Zuständigkeiten.
Das Ergebnis
- Ein einheitlicher, digitaler und regelkonformer Prozess.
- Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte — von der Buchung bis zur Erstattung.
- Reduzierter Prüfaufwand durch bessere Erfassungsqualität und automatisierte Logik.
- Schnellere Auszahlungen durch automatisierte Workflows.
- Zentraler Support und klare Verantwortlichkeiten.
Der neue Prozess ist heute vollständig digital abgebildet: eine zentrale Plattform sorgt für einfache Buchung, transparente Genehmigungen und schnelle Abrechnung — im Einklang mit allen internen und gesetzlichen Anforderungen.
Warum travexis der richtige Partner war
- Verständnis für komplexe Organisationen und öffentliche Auftraggeber.
- Rechtssichere Prozessmodelle kombiniert mit konkreter Umsetzungserfahrung.
- Verbindliche Zusammenarbeit mit allen Beteiligten — vom C-Level bis zur Sachbearbeitung.
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt ein reales Kundenprojekt von travexis im öffentlichen Sektor.
