Vorgehen
Vom zweitägigen Kick-off-Workshop über die strukturierte Anbieterbewertung bis zum belastbaren Business Case.
Die Ausgangslage
Die bestehenden Prozesse unseres Kunden waren nicht durchgängig digitalisiert, die Abläufe heterogen und schwer skalierbar. Es fehlte an Transparenz über Abläufe, Kosten und Zuständigkeiten. Das Ziel: ein modernes, zukunftssicheres System, das die Anforderungen von IT, Finance, HR und Travel Management erfüllt — und auch neue Themen wie Audit, KI und Nachhaltigkeit berücksichtigt.
Unser Vorgehen
Wir moderierten einen zweitägigen Kick-off-Workshop mit allen relevanten Fachbereichen und erstellten ein strukturiertes Ausschreibungsdokument — inklusive Fragenkatalog, Bewertungskriterien, Vertraulichkeitsregeln und IT-Architektur. Anbieter wurden auf Basis von Preismodell, Audit-Funktionalität, KI-Use-Cases und Schnittstellenfähigkeit bewertet. Parallel entwickelten wir einen belastbaren Business Case inklusive FTE-Berechnung, Kosten-Nutzen-Analyse und Risikobewertung.
Das Ergebnis
- Ein vollständiges Ausschreibungsset mit klarer Bewertungslogik.
- Ein gemeinsam erarbeitetes Zielbild für die Travel-&-Expense-Prozesse.
- Eine fundierte Entscheidungsbasis für die Tool-Auswahl.
- Eine strukturierte Vorbereitung für die anschließende Implementierung.
Das Projekt markiert einen strategischen Meilenstein — die Ergebnisse bilden die Grundlage für eine reibungslose Implementierung und spätere Erweiterungen wie automatisiertes Audit, KI-gestützte Prüfung und Nachhaltigkeitsreporting.
Warum travexis der richtige Partner war
- Methodische Klarheit und langjährige Erfahrung in komplexen Ausschreibungen.
- Tiefes Verständnis für Travel-, Finance- und HR-Prozesse gleichzeitig.
- Die Fähigkeit, technische und fachliche Anforderungen zusammenzuführen.
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt ein reales Kundenprojekt von travexis im öffentlichen Sektor.
