Häufige Fragen
Travel & Expense Management:
Ihre Fragen, beantwortet.
Von Einsparpotenzial über die drei Säulen bis zu Recht & Compliance auf Geschäftsreisen — hier finden Sie kompakte Antworten. Ausführlicher wird es in unserem Wissens-Hub.
Über travexis
Positionierung & Zusammenarbeit.
Für Unternehmen jeder Größe und Branche mit Bedarf an Geschäftsreisen — Travexis hat über 800 Projekte rund um Travel & Expense begleitet, vom Mittelstand bis zum Konzern.
Nein. Travexis ist eine unabhängige, anbieterneutrale Beratung. Wir vergleichen Reisebüros, Systeme und Dienstleistungen neutral und begleiten die Umsetzung — wir verkaufen Entscheidungen, keine Systeme.
Auf eine strukturierte Standortbestimmung (IST-Analyse von Prozessen, Systemen und Reiserichtlinie) folgen priorisierte Maßnahmen und ein realistischer Fahrplan — von der Konzeption über die Anbieterauswahl bis zum Go-live.
Nein. Beratung, Services und Technologie sind einzeln buchbar und lassen sich jederzeit erweitern. Die größte Wirkung entsteht in Kombination.
Studien zufolge sind 3–12% geringere Reiseausgaben, 42 Minuten weniger Aufwand je Reise und 53% weniger Fehler typische Effekte eines besser gesteuerten Travel-Programms.
Der T&E-Prozess
Vom Antrag bis zur Zahlung.
Travel & Expense Management umfasst die durchgängige Steuerung von Geschäftsreisen — von der Reiserichtlinie über Buchung und Genehmigung bis zur Reisekostenabrechnung und Auswertung. Ziel ist ein Prozess statt Einzelsysteme: geringere Kosten, weniger manueller Aufwand und bessere Compliance.
Der Prozess reicht von der Reiserichtlinie über Genehmigung und Buchung bis zur Durchführung der Reise, der Reisekostenabrechnung und dem Reporting. Jeder Teilprozess lässt sich einzeln prüfen, optimieren oder automatisieren.
Typischerweise die Prüfung gegen die Reiserichtlinie, die Freigabe durch Kostenstelle oder Vorgesetzte sowie — je nach Zielland — die Auslösung von Reiseanmeldung und A1-Bescheinigung.
Belege werden erfasst (App, Scan oder Kreditkartenfeed), gegen die Reiserichtlinie geprüft, freigegeben, ausgezahlt und in die Finanzbuchhaltung übernommen — im Idealfall automatisiert statt manuell.
Einsparpotenzial & ROI
Was der ROI-Rechner zeigt.
Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse erzielen rund 59 % der Unternehmen 6–10 % geringere Reisekosten durch gezielte Steuerung, teils zweistellig. Hinzu kommen Effizienzgewinne bei Erfassung und Prüfung von Reisekosten.
Sie geben Reisevolumen, Verkehrsmittel-/Zielmix, Reisendenzahl und das Alter Ihrer Reiserichtlinie ein. Der Rechner weist daraus vier benannte Einspar-Hebel aus: Einkauf, Richtlinien-Compliance, Prozesseffizienz und Übernachtungskosten. Jetzt ausprobieren →
Der Rechner liefert eine indikative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben und der VDR-Geschäftsreiseanalyse, keine verbindliche Zahl. Eine belastbare, unternehmensspezifische Analyse erstellen wir individuell im Erstgespräch.
Systeme & Lösungen
Was travexis vergleicht & verbindet.
Unter anderem Cytric Travel, Perk, Egencia, Onesto, Atriis und Navan. travexis vergleicht anbieterneutral, welches OBT zu Ihrem Reiseprofil und Ihren bestehenden Systemen passt.
Gängige Lösungen sind u. a. Cytric Expense, Perk, MobileXpense, Emburse, Rydoo und Declaree. Wir vergleichen anbieterneutral, welches System zu Ihren Prozessen und Ihrer IT-Landschaft passt.
Über Standard- oder individuelle Schnittstellen zu Systemen wie SAP Finance, Microsoft Dynamics, DATEV, BMD oder Sage — so fließen Reisekosten automatisch in die Finanzbuchhaltung, ohne manuelle Doppelerfassung.
Ein RFP (Request for Proposal) ist ein strukturierter Anbieter- und Systemvergleich. Er macht Angebote, Leistungen und Vertragsmodelle für Reisebüros, Systeme und Dienstleister objektiv vergleichbar, statt sich auf Einzelgespräche zu verlassen.
Ja. Im Rahmen von Services bieten wir laufende Reisekostenprüfung und Abrechnungsservice an, damit Compliance-Vorgaben im Alltag eingehalten werden, ohne dass interne Teams jede Abrechnung manuell kontrollieren müssen.
Recht & Compliance
Geschäftsreisen rechtssicher.
Das A1-Formular ist der Nachweis der Sozialversicherung für Dienstreisende im EU-/EWR-Ausland und der Schweiz. Es verhindert eine Doppelversicherung im Zielland und ist bei Kontrollen mitführungspflichtig. Mehr erfahren →
Ab dem 1. Januar 2027 müssen größere Unternehmen in Deutschland eRechnungen ausstellen können, die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. Formfehler in der maschinenlesbaren XML können den Vorsteuerabzug gefährden — auch bei Reisekosten. Mehr erfahren →
Unter anderem das Vereinigte Königreich (ETA), die USA (ESTA), Kanada (eTA), Australien (eVisitor/ETA) und Südkorea (K-ETA). Für die EU startet ETIAS voraussichtlich im letzten Quartal 2026, das Einreisesystem EES ist seit April 2026 aktiv. Mehr erfahren →
Das hängt davon ab, ob der Mitarbeiter während der Reise tatsächlich arbeitet oder frei über die Zeit verfügen kann. Reine Fahrt- oder Wartezeit ohne Arbeitsleistung wird rechtlich anders behandelt als aktive Arbeit während der Reise. Mehr erfahren →
Die Einreise ist für EU-/EFTA-Bürger unkompliziert, die geschäftliche Tätigkeit unterliegt aber einer Meldepflicht (8-Tage-Regel bzw. ab Tag 1 in sensiblen Branchen) über das Portal EasyGov.swiss sowie der Pflicht zur A1-Bescheinigung. Mehr erfahren →
In 14 Tagen wissen Sie, was zu tun ist
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Wir prüfen gemeinsam, wo Ihr Travel-&-Expense-Prozess heute steht — strukturiert, transparent, verständlich.
Nächster Schritt
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Aus dem Wissens-Hub & kommenden Terminen.
1.9.2026, 11:00 Uhr:
Weniger prüfen, mehr Kontrolle: wie KI das Reisekosten Management verändert
Online-Webinar mit Gordon Thamm von Rydoo: wie KI risikoarme Belege automatisch freigibt und kritische Fälle herausfiltert.
24.9.2026, 11:30 Uhr:
Was macht eigentlich One-Order?
Mobility Lounge mit midoco — Save the date, weitere Infos folgen in Kürze.
