Bearbeitungsdauer
Alle offenen Abrechnungen wurden noch vor Weihnachten ausgezahlt.
Die Ausgangslage
Der Frust in der Belegschaft war groß: Der Betriebsrat schaltete sich ein, die Fachabteilung war durch Rückfragen blockiert, ein funktionierender Reisekostenprozess war faktisch nicht mehr gegeben. Der Druck war enorm — hier musste schnell und systematisch gehandelt werden.
Eine Analyse zeigte den Kern des Problems: Abrechnungen liefen per Hauspost zwischen Vorgesetzten und Fachabteilung hin und her, jeder Sachbearbeiter hatte rund 80 Vorgänge auf Wiedervorlage und musste diesen hinterhertelefonieren. Die Zeit am Telefon fehlte für die eigentliche Prüfung — ein Teufelskreis, der sich mit jeder Woche verschärfte.
Unser Vorgehen
Wir gingen in drei Phasen vor. Phase 1 (Sofortmaßnahmen): ein Anruf-Stopp zur Entlastung der Sachbearbeitung, ein dediziertes Telefon-Team und die risikoarme Direktauszahlung kleiner Beträge unter 200 € ohne manuelle Prüfung — um das Volumen schnell zu reduzieren. Phase 2 (Strukturelle Prozessoptimierung): Einführung einer risikobasierten statt einer Vollprüfung, Abschaffung des zeitraubenden Rückfrageprozesses zugunsten klarer Entscheidungen, Fehlermeldungen direkt bei der Erfassung sowie enge Abstimmung mit Fachabteilung und Betriebsrat. Unsere Methodik dabei: schnelle Ist-Analyse statt langer Konzepte, Quick Wins zuerst, dann strukturelle Verbesserung — pragmatisch, wirksam, klar.
Das Ergebnis
Die Bearbeitungsdauer sank innerhalb weniger Wochen von 18 auf 6 Wochen, kurz darauf auf stabile 3–4 Wochen. Alle offenen Abrechnungen wurden noch vor Weihnachten ausgezahlt, die Fachabteilung war durch klare Regeln und reduzierte Rückfragen spürbar entlastet. Langfristig folgte die Einführung eines neuen digitalen Reisekostentools mit teilautomatisierter Prüfung — heute sind Rückerstattungen innerhalb einer Woche möglich.
„Es fühlt sich verdammt gut an, wenn man weiß, dass man gerade 12.000 Familien vor Weihnachten glücklich gemacht hat.“
— Projektleitung, Automotive-Kunde
Warum travexis der richtige Partner war
- Sofortige Verfügbarkeit — bereits zwei Werktage später waren wir vor Ort.
- Tiefe Erfahrung im Bereich Travel & Expense sowie Verständnis für Fachabteilungen und Betriebsräte.
- Strukturiertes Vorgehen ohne Bürokratie, auch unter Druck klare Entscheidungen.
- Die Kombination aus analytischer Stärke und pragmatischer Umsetzung.
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt ein reales Kundenprojekt von travexis aus der Automotive-Branche.
